Assistant Logistique et Achats
06/07/2020
17/07/2020
L’Assistant(e) à la Logistique et Achats sera basé(e) à l’OIM Cotonou et travaillera sous la
supervision directe du RMO et la supervision générale de la Cheffe de Mission. La personne
retenue devra assumer les tâches spécifiques suivantes :
1. Effectuer toutes les activités liées aux achats conformément aux règles
d’approvisionnement de l’OIM ;
2. Recevoir toutes les demandes d’approvisionnement et s’assurer que toutes les demandes
sont approuvées avant l’achat ;
3. Solliciter des offres et des devis, préparer le résumé d’analyses des offres (BAS) et préparer
les bons de commande et obtenir toutes les approbations, livrer les bons de commande aux
fournisseurs et obtenir leur signature sur ceux-ci ;
4. Faire un suivi auprès des fournisseurs pour une livraison rapide et appropriée des
biens/services ;
5. Coordonner avec l’unité de réception les biens/services à recevoir, obtenir les bons de
livraison et factures satisfaisants de l’unité de réception ;
6. Effectuer le premier examen des factures du fournisseur pour confirmer la conformité avec
la commande et les marchandises reçues, coordonner au sein de l’unité
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d’approvisionnement afin que les documents soient signés en temps opportun conformément
aux procédures de l’OIM ;
7. Préparer les demandes de paiement et assurer le paiement en temps opportun aux
fournisseurs/prestataires de services ;
8. Préparer des contrats pour l’achat de biens/services, y compris la location de biens en
coordination avec le siège de l’OIM LEG, pour obtenir l’approbation en utilisant les
formulaires de contrat de l’OIM et servir de point focal pour la coordination avec le siège de
l’OIM LEG ;
9. Assurez-vous que la documentation à l’appui du contrat est en place et que les signatures
requises sont obtenues sur la documentation et les contrats ;
10. Gérer et archiver tous les contrats de mission, maintenir à jour la base de données de
contrats (passés et actifs) ;
11. Rédiger des rapports et soutenir l’analyse financière des achats importants ;
12. Fournir un soutien logistique complet pour la livraison, les activités de construction dans le
bureau principal et les sous bureaux ;
13. Effectuer des évaluations régulières du marché en coordination avec le responsable des
achats et de la logistique ;
14. Evaluer régulièrement les matériels et équipements du bureau de l’OIM ;
15 Tenir à jour les registres appropriés des stocks (assets et non-assets) et s’assurer que les
ressources sont utilisées dans le meilleur intérêt de l’OIM ;
16. Effectuer toutes autres tâches qui pourraient lui être assignées.
Qualification et expériences requises :
Education
• Être Titulaire d’un diplôme universitaire en logistique, Administration et finance, Marketing
ou tout autre diplôme dans un domaine similaire avec 1 année d’expériences ou
• Un diplôme des Lycées dans les